Enterprise Resource Planning (ERP) es un software modular que permite a las empresas gestionar sus procesos y actividades cotidianas como la contabilidad, las compras, los inventarios, las ventas, la gestión de proyectos, la producción, entre otras. Recopila los datos de todas las transacciones realizadas por los distintos sectores que conforman el negocio, evitando que se dupliquen, y permitiendo contar con una única fuente centralizada de información integral. Esto quiere decir que, no es necesario que cada uno de los departamentos que conforman una compañía tengan su propio sistema informático, ya que el ERP reúne a todos ellos en un solo programa.
Este tipo de software permite mejorar la eficiencia y productividad de una empresa, ya que los usuarios pueden acceder a la información del negocio de manera rápida y fácil. Además, proporciona una visión completa y actualizada de la empresa en tiempo real.
¿Para qué sirve un sistema ERP?
Se trata de un único sistema de software que sirve a las necesidades de las personas en sus distintas áreas de trabajo. Generalmente, cada uno de los departamentos tiene su propio sistema informático optimizado para las formas particulares en las que cada área hace su trabajo. Pero el ERP combina a todos ellos en un solo programa. El software integrado funciona con una misma base de datos para que los distintos sectores puedan compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí.
Principios básicos de un ERP
Los ERP suelen contar con las siguientes características y prestaciones:
- Automatización: convertir tareas manuales en automáticas.
- Operaciones en tiempo real: contar con información segura y confiable siempre actualizada.
- Personalización: los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles para adaptarse a las necesidades de tu empresa.
- Contabilidad: permiten administrar y gestionar todas las operaciones relacionadas con el manejo de fondos.
- Generación de reportes: generar informes gerenciales que, entre otras cosas, facilitan eventuales auditorías externas.
- Gestión de compras: administrar y gestionar todas las instancias asociadas al circuito de compras.
- Gestión de ventas y cuentas a cobrar: el ERP gestiona todas las instancias asociadas al circuito comercial, por ejemplo, facturación y seguimiento de contratos.
- Gestión de inventarios y producción: permiten la administración y gestión de los productos que conforman el inventario de una compañía; de los procesos productivos, y de la planificación de requerimientos de producción y de compras.
- CRM: posibilita la administración y gestión de presupuestos y prospectos.
- RRHH: Gestión de nóminas, liquidación de sueldos, ausencias, información de empleados, etc.
¿Qué beneficios obtiene una empresa al implementar un sistema de gestión?
Las soluciones de ERP son aliadas imprescindibles al momento de gestionar los negocios. Permiten agilizar los procesos, optimizar los recursos y minimizar el tiempo. De esta forma, las empresas se tornan más eficientes y rentables dentro del mercado.
Otra de las ventajas competitivas que tienen algunas soluciones de ERP es la flexibilidad y simplicidad en la parametrización, lo cual permite monitorear los márgenes de rentabilidad en empresas de diferentes tamaños y diversos segmentos de mercado. Asimismo, proporciona un panorama general de la empresa en tiempo real, posibilitando a los usuarios tener una visión más clara y comprensiva de las operaciones, para la toma de decisiones.
También proporcionan una visión completa y actualizada de la empresa en tiempo real, lo que permite a los usuarios tener una comprensión más clara de las operaciones y tomar decisiones informadas.
Hay una mejora de la calidad, ya que los sistemas ERP permiten la automatización y el control de procesos clave, lo que puede mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa.
Además, algunos softwares ERP como el de Softland ofrecen la posibilidad de integración con soluciones de BI o Business Intelligence, permitiendo realizar informes personalizados. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de tomar decisiones estratégicas.
Modalidades de licenciamiento del ERP
- Local / On Premise: se requiere que la empresa cuente con infraestructura propia de servidores para poder implementar la solución. El licenciamiento es perpetuo.
- Cloud Es un servicio instalado en la nube que tiene un cobro por uso de acuerdo con los recursos que se consuman. En este caso la empresa no necesita contar con servidores propios. El licenciamiento es por suscripción (SaaS).
- Iaas: es un conjunto de servicios que le permiten a las empresas acceder de forma rápida y sencilla a recursos informáticos (CPU, RAM, Almacenamiento, Software y Enlaces) y a Servicios de Valor Agregado (BackUp, Disaster Recovery, Gestión de Plataformas, etc.) a través de una “Nube Segura”. Estos servicios están disponibles “bajo demanda” (on-demand), accedidos a través de redes públicas o privadas y facturados de forma mensual. De esta manera, no se necesita comprar anticipadamente todo el equipamiento.
Factores a tener en cuenta para el momento de la implementación
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Definir procesos: Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión, debe tener en claro sus procesos de trabajo para que los mismos se vean reflejados en el ERP: cuáles son, qué tiempos manejan, cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo, qué niveles de exigencia demandan, entre otros. Es importante no sólo considerar la situación actual, sino también hacer proyecciones a futuro, ya que, si la empresa crece, los procesos también lo harán en número y en complejidad, lo cual obligará a responder de forma ágil y eficiente a las nuevas necesidades.
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Definir recursos: Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar los recursos que la compañía tiene para ejecutarlos. En este sentido se debe considerar el tamaño de la empresa y las diferentes exigencias en contabilidad, ventas, compras, gestión financiera, inventarios o recursos humanos, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy importante ya que la adecuada administración de todos los recursos es necesaria para asegurar el éxito del negocio.
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Elegir al proveedor: A la hora de evaluar al proveedor de tecnología, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, el tamaño y antigüedad de su base instalada de clientes, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo y la experiencia de sus consultores. En este punto es importante destacar que este tipo de proyectos conllevan cambios culturales y comunicacionales que exigen predisposición al cambio y a nuevas formas de trabajo, con lo cual es fundamental tener claras estas cuestiones antes de comenzar con la implementación.
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Equipos de trabajo: Una vez elegido el proveedor, deben explicitarse cómo se conformarán los equipos de trabajo cliente-proveedor / usuario-consultor, indicando perfiles requeridos por ambas partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos, todo lo cual garantizará el éxito del proyecto de implementación.
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Migrar datos históricos: Otro de los aspectos importantes a tener en cuenta es la evaluación y definición, junto con el proveedor, del tratamiento que se le dará a la migración de los datos históricos de la compañía. ¿Qué datos se migrarán y cuáles no? ¿Quién será el responsable de la preparación y control de los archivos a migrar? ¿Quién asumirá la realización de este trabajo?
Implementar un sistema ERP implica un cambio en la cultura organizacional de toda la organización, ya que brinda nuevas metodologías de trabajo, facilitando la gestión de todas las operaciones. Es por ello, que el proveedor se convertirá en un nuevo socio estratégico a largo plazo que acompañará la evolución de la compañía y sus procesos.
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¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?
Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas. Una de las principales características de un buen software ERP es su modularidad y escalabilidad, es decir, la posibilidad de implementar sólo aquellas funcionalidades que se necesitan. Por ello, gracias a los distintos módulos personalizables, cualquier empresa, sin importar los diferentes procesos que tenga o el sector al que pertenece, puede personalizar y adaptar su propio ERP.
Conclusión
Implementar un ERP es un paso importante para cualquier empresa que quiera aumentar su productividad, crecer y vender más. Una empresa con un buen software de gestión, será capaz de automatizar sus procesos administrativos, tener un mayor control y utilizar la información de forma más eficiente. Sin duda quien utiliza un ERP está en ventaja frente a sus competidores que no lo utilicen.
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