Hablar de un ERP (Enterprise Resource Planning) no solo es referirse a la planificación de recursos empresariales, sino que también tiene que ver con los sistemas que utilizan las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias como la contabilidad, las compras, los inventarios, las ventas, la gestión de proyectos, la producción, entre otras. Es un software modular que facilita los procesos de las empresas. Es decir, recopila los datos de todas las transacciones realizadas por los distintos sectores que conforman el negocio, evitando duplicar información y permitiendo contar con una única fuente centralizada de información.

¿Para qué sirve?

Se trata de un único sistema de software que sirve a las necesidades de las personas en sus distintas áreas de trabajo. Generalmente, cada uno de los departamentos tiene su propio sistema informático optimizado para las formas particulares en las que el área hace su trabajo. Pero el ERP combina a todos ellos en un solo programa. El software integrado funciona con una misma base de datos para que los distintos sectores puedan compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí.

¿Cuál es el principal beneficio que obtiene una empresa al implementar ERP?

Las soluciones de ERP son aliadas imprescindibles a la hora de gestionar los negocios. Con el tiempo han evolucionado y hoy en día funcionan como verdaderos sistemas de información a disposición de los usuarios. Básicamente permiten agilizar los procesos, rentabilizar la inversión y volver el negocio más eficiente y competitivo; además de ahorrar tiempo y optimizar recursos humanos, de tiempo, y materiales.

En un contexto económico inestable, las empresas argentinas se ven obligadas a trabajar en mejoras de rentabilidad. Algunas soluciones ERP son flexibles y fácilmente parametrizables, lo que permite monitorear los márgenes de rentabilidad en empresas de diferentes tamaños y de los más diversos segmentos del mercado.

Algunos factores a tener en cuenta al momento de incorporar una solución de ERP:

  • Definir procesos: Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión, debe tener en claro sus procesos de trabajo para que los mismos se vean reflejados en el ERP: cuáles son, qué tiempos manejan, cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo, qué niveles de exigencia demandan, entre otros. Es importante no sólo considerar la situación actual, sino también hacer proyecciones a futuro, ya que, si la empresa crece, los procesos también lo harán en número y en complejidad, lo cual obligará a responder de forma ágil y eficiente a las nuevas necesidades.
  • Definir recursos: Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar los recursos que la compañía tiene para ejecutarlos. En este sentido se debe considerar el tamaño de la empresa y las diferentes exigencias en contabilidad, ventas, compras, gestión financiera, inventarios o recursos humanos, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy importante ya que la adecuada administración de todos los recursos es necesaria para asegurar el éxito del negocio.  
  • Elegir al proveedor: A la hora de evaluar al proveedor de tecnología, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, el tamaño y antigüedad de su base instalada de clientes, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo y la experiencia de sus consultores. En este punto es importante destacar que este tipo de proyectos conllevan cambios culturales y comunicacionales que exigen predisposición al cambio y a nuevas formas de trabajo, con lo cual es fundamental tener claras estas cuestiones antes de comenzar con la implementación.  
  • Equipos de trabajo: Una vez elegido el proveedor, deben explicitarse cómo se conformarán los equipos de trabajo cliente-proveedor / usuario-consultor, indicando perfiles requeridos por ambas partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos, todo lo cual garantizará el éxito del proyecto de implementación.
  • Migrar datos históricos: Otro de los aspectos importantes a tener en cuenta es la evaluación y definición, junto con el proveedor, del tratamiento que se le dará a la migración de los datos históricos de la compañía. ¿Qué datos se migrarán y cuáles no? ¿Quién será el responsable de la preparación y control de los archivos a migrar?  ¿Quién asumirá la realización de este trabajo?
Dada la amplia y variada oferta de vendors en el mercado local, producto de lo complejo de gestionar nuestro sistema fiscal, es importante para poder comparar las diferentes propuestas, hacerlo en base a un mismo RFI (Referal For Proposal) que garantizará su comparación y facilitará la identificación de las diferencias de alcance funcional y de servicios, de los diferentes vendors.
Implementar un sistema ERP implica un cambio en la cultura organizacional de toda la organización, ya que brinda nuevas metodologías de trabajo, facilitando la gestión de todas las operaciones. Es por ello, que el proveedor se convertirá en un nuevo socio estratégico a largo plazo que acompañará la evolución de la compañía y sus procesos.
Fuente: Redacción Softland Argentina