Uno de los principales motivos por los que un proyecto de negocios puede llegar a fracasar, es debido a debilidades en la planificación inicial y de presupuesto.
Es fundamental iniciar con un análisis integral, desde los recursos aplicados hasta estados de resultados por proyecto en ejecución, para así lograr un control detallado de las diferentes etapas, pudiendo detectar, y prevenir situaciones no contempladas y desvíos. Una herramienta que ofrece la visualización y gestión del negocio en su conjunto, y como parte de él, de los proyectos que la organización lleva a cabo, es el software de gestión, también conocido por su sigla ERP (Entreprise Resources Plannig) Estas soluciones, dependiendo su envergadura y alcance funcional, pueden ofrecer un módulo de Gestión de Proyectos, que permite establecer un orden en los procesos y recursos, necesarios para poder llevarlos a delante de forma segura y efectiva.
Fases de la gestión de proyectos
Fase 1: Análisis de viabilidad del proyecto
Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si éste sigue adelante. Este paso es fundamental y crítico, para saber si el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y costes. El estudio de viabilidad del proyecto debe incluir:
- Creación del registro de seguimiento del proyecto en el software de gestión empresarial;
- Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);
- Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
- Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.
Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.
Fase 2: Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la operación. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:
• Revisar el análisis del alcance del proyecto;
• Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
• Definir el plan de proyecto.
Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.
Fase 3: Ejecución del proyecto
Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. Algunos softwares de gestión que cuentan con el módulo de gestión de proyectos, permiten crear automáticamente un informe. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:
• Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo)
• Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles
• Ejecutar las tareas planificadas
• Gestionar cambios
Fase 4: Seguimiento y control del trabajo
Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con el módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:
• Seguimiento de tareas e hitos planificados
• Gestión de entregables (incluido control de la calidad)
• Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso
• Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando el grado de avance según lo planificado)
Fase 5: Cierre del proyecto
Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera estar según la planificación, antes de cerrar el proyecto. El análisis de los errores hará que a futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist. Las tareas de esta etapa son:
• Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders)
• Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto
• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido
Gestión de proyectos y los beneficios de la transformación digital
Comunicación más eficiente
La tecnología digital está redefiniendo la gestión de proyectos en distintos frentes, y uno de ellos es la comunicación entre equipos.
Herramientas como el correo electrónico resultan más complejas a la hora de trabajar de manera colaborativa, ya que no están diseñadas para el diálogo en tiempo real. La información importante se oculta fácilmente en cadenas de correo electrónico interminables, y la constante sobrecarga de correo desmejora la productividad.
Hay algunos softwares de gestión de trabajo colaborativo que permiten a los miembros del equipo y a los compañeros de trabajo de todos los departamentos participar, conectarse e interactuar en tiempo real, lo cual disminuye las cadenas interminables de correos electrónicos, y ahorra mucho tiempo en el proceso. Estas tecnologías aumentan la eficiencia de la comunicación dentro del equipo de trabajo y mejoran su efectividad.
No dedicar tanto tiempo a revisar y responder cientos de correos electrónicos en el día solo para estar al tanto del estado de un proyecto, hace que pueda aprovechar ese tiempo en la estrategia del proyecto.
Mayor colaboración dentro de los equipos
Otro de los beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos es que posibilita que los equipos realmente colaboren. Con la plataforma adecuada, los directivos, los líderes de proyectos, y los miembros del equipo pueden añadir comentarios, asignar tareas, organizar paneles, probar y aprobar recursos, y gestionar casi todo lo relativo al proyecto, desde una única solución.
Este método colaborativo transmite una conciencia mayor de responsabilidad compartida entre los compañeros de equipo y contribuye a fomentar un entorno cooperativo y sinérgico. Se ha demostrado que los trabajadores que sienten que forman parte de un proyecto de colaboración participan más, se sienten menos cansados y presentan mayores tasas de éxito que aquellos que están aislados de sus compañeros.
Enfoque en los resultados
La transformación digital automatiza los flujos de trabajo y coordina las tareas tradicionales de gestión de proyectos; por lo que los líderes de proyectos disponen de más tiempo para centrarse en la optimización de la estrategia y la entrega del proyecto. A medida que la transformación digital continúe afectando a las empresas en todas las industrias, los líderes de proyectos serán vistos más como líderes estratégicos en sus organizaciones.
Al contar con más instrumentos digitales y procesos automatizados, se puede alinear cada vez más, el proyecto con las estrategias y los objetivos del negocio, lo que se traduce en resultados más satisfactorios.
Mediciones, resultados y un mejor retorno de la inversión
Otro de los beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos es que brinda la tecnología analítica necesaria para la toma de decisiones basadas en datos, descifrar patrones establecidos y tendencias, y mejorar los resultados del proyecto y los índices de éxito. Contar con la información adecuada de todos los puntos claves, recursos utilizados y factores que integran un proyecto, permite asegurarnos tener un buen curso de éste, y una buena utilización del presupuesto.
Contar con datos e información en tiempo real, que se pueda desglosar fácilmente para las partes interesadas y los directivos, es de gran importancia, ya que resulta beneficioso contar con información precisa sobre el impacto comercial y el ROI en cada proyecto, y pueden planificar iniciativas futuras y tomar decisiones estratégicas cruciales.
Compartimos la experiencia de 4 empresas del rubro Servicios, que decidieron digitalizar sus procesos y automatizar su gestión de manera integrada con el ERP de Softland:
UO SOLUTIONS ARG es una empresa de servicios de consultoría digital, que realizan campañas 360° enfocándose en el potencial tecnológico.
Con la incorporación del ERP de Softland lograron principalmente una solución moderna para la administración de sus procesos comerciales y seguimiento de proyectos.
ONTIME FINANCIAL SOLUTIONS S.R.L. es una empresa formada por un equipo de profesionales con amplia experiencia en servicios de gestión de cobranzas y retiros de pagos para empresas.
Con Softland Logic buscan escalar y tener control en distintas áreas de la empresa, y tener una integración de la gestión de sus clientes.
SERTEC SERVICIOS Y TECNOLOGIA EN LIMPIEZA S.A. es una empresa con una trayectoria de 40 años, con presencia activa en puntos claves de la industria de nuestro país. Brinda servicios de limpieza, facilities y sanitización, mantenimiento de áreas verdes y control de plagas.
Con el ERP busca tener control en distintas áreas de la empresa y el mantenimiento de sus equipos.
MOVIL SGR es una entidad financiera que otorga avales y garantías a las pymes para que accedan a créditos bancarios.
Buscó implementar un ERP principalmente para la gestión administrativa y financiera.
REDACCIÓN: Softland Argentina