Muchas empresas superaron las viejas formas de hacer negocios y se están transformando digitalmente a sí mismas mediante la implementación de sistemas ERP. Estos sistemas se centran en la racionalización de los procesos de negocios al permitir una comunicación y coordinación sin problemas entre cada departamento separado de una organización. Al recopilar los datos compartidos de una organización de múltiples fuentes, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan integridad de los mismos con una “única fuente de verdad”.
Integrar todos los procesos centrales de una empresa y tener acceso a la información en tiempo real, no solo es útil, sino que también ya es una necesidad en 2019 si se desea mantenerse competitivo en el mercado actual. Con el manejo del sistema ERP es fundamental evitar los siguientes errores comunes.
Errores más comunes:
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Subestimar el tiempo de implementación: Casi todas las organizaciones subestiman de gran manera la cantidad de tiempo y recursos necesarios para llevar adelante e implementar un sistema ERP. Es recomendable asignar un gerente de proyecto que esté dedicado solo a dicho trabajo.
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Considerar las alternativas de soportes de terceros: La mayoría de las compañías insisten en el soporte de proveedores de terceros distintos al propio vendor por entender que sus servicios ofrecen un valor más accesible. Esta situación podrá ser válida dependiendo del producto de mercado que se esté implementando, y suele reducirse al caso de las soluciones worldclass. Cuando el proveedor y la solución son de carácter local o regional con presencia local la propuesta difiere de la arriba detallada, puesto que la mejor alternativa es recibir soporte directo del mismo fabricante del software,o de sus canales oficiales, porque allí radica la base del conocimiento así como los recursos para llevar acabo cualquier parametrización a medida o corrección de errores.
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Olvidar la funcionalidad del módulo: Cuando nunca se instalan módulos completos de funcionalidad que se planean implementar en el futuro, esto puede ocasionar más problemas de lo que parece. Por ejemplo, una empresa no puede implementar funcionalidades como la programación de su agenda o la gestión de la calidad. En su lugar, llenan los huecos con hojas de cálculo de Excel y luego cuando finalmente se dan cuenta de que necesitan estas áreas de funcionalidades, implementan la “nueva” fuera de su solución ERP existente. La mayoría del tiempo estas compañías ya tienen lo que necesitan con su sistema ERP existente, simplemente no se dan cuenta.
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No invertir en formación de software y gestión del cambio: Una de las razones más comunes del fracaso del proyecto ERP es la falta de comprensión entre los empleados sobre cómo funciona realmente el software. Esto lleva a una adopción lenta, o lo que es peor, a un fuerte rechazo del proyecto en su conjunto. Es crucial asegurar que los empleados estén bien familiarizados con el programa antes de ponerlo en funcionamiento. Si los usuarios no se sienten cómodos con el software antes de usarlo, y si hay una falta significativa de comunicación, las organizaciones casi se preparan para fallar.
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Perder el punto de vista en las necesidades: Aunque parezca obvio, es tan importante como el resto. Se deben comprender realmente las necesidades y los objetivos de la empresa para encontrar el sistema ERP correcto. Tomarse el tiempo para sentarse con el equipo de administración del proyecto para discutir y evaluar qué se está haciendo bien y dónde se necesita ayuda. Pensar en dónde se tiene la mayoría de los problemas: tal vez es rastreando el inventario o tal vez programando el tiempo de los empleados en el taller. Lo importante es identificar los puntos débiles para poder apuntalar los esfuerzos de la implementación de un software ERP al lugar correcto.
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