Cuando una empresa decide implementar un ERP, atraviesa un camino de innovación y cambio organizacional, por el que resulta crucial enfocarse en el público interno de la misma. Es de suma importancia que, ante este nuevo proyecto, las áreas que lo lideran se preocupen por brindar una buena orientación y capacitación a los equipos involucrados, para que no sólo sea aceptado el cambio, sino que también cuenten con las condiciones necesarias para que puedan desempeñar las funciones adecuadamente, y de acuerdo a los objetivos que se desean alcanzar con el nuevo ERP en funcionamiento.

Hacer partícipes a los miembros de la empresa de los proyectos que se tienen, indistintamente del alcance de los mismos, evita muchas de las complicaciones que a futuro se puedan presentar. Por lo que, no se trata sólo de adquirir un ERP y comenzar a emplearlo para mejorar la gestión de la empresa, sino que también es necesario hacer de ese software de gestión, una herramienta troncal para que, quienes dan vida a la organización, puedan tener un mejor desempeño.

Un ERP es un excelente sistema de gestión que puede revolucionar la forma de trabajo de una empresa, pero requiere que quien la utilice pueda aprovechar al máximo esas capacidades. La razón clave de contar con capacitaciones a los usuarios del ERP, es garantizar que los mismos se sientan cómodos con el sistema, así como aumentar su experiencia y conocimiento. Dominar los conceptos, conocer las características del sistema y la formación, son aspectos vitales en el proceso de implementación.

Aporte funcional de los Key Users para cada módulo del software integral

Un Key User es un referente de un área de la compañía que conoce en detalle los procesos de su área y es quien participará en la definición de los diferentes circuitos en el ERP. Es fundamental que se capacite en el uso de la herramienta, para entender las posibilidades que le brinda el sistema y la realidad de cada operación.

Es, por otro lado, quien ayudará en la capacitación a los usuarios finales, habiendo participado, definido y conociendo en detalle los circuitos implementados.

Los usuarios finales necesitan conocer en detalle las funcionalidades para la operación del sistema de acuerdo a sus actividades y procesos de trabajo. 

El contenido del programa de capacitación del usuario debe centrarse en conocer la lógica de la solución, para poder adaptarla y utilizarla conforme los requerimientos de la organización. 

Las necesidades de conocimiento de un usuario final son al igual que las de uno con perfil técnico, indispensables para el éxito de la adaptación al cambio en la modalidad de trabajo. Contar con usuarios técnicos bien formados en el ERP permitirá a la organización lograr una rápida independencia del proveedor del software, o del consultor externo que se haya involucrado en el proyecto. 

El usuario técnico capacitado será quien en el futuro brindará el soporte interno dentro de la organización y conociendo a ésta, quien podrá explotar al máximo las capacidades técnicas y funcionales de la herramienta. Así mismo, brindar los conocimientos necesarios a los usuarios funcionales les dará seguridad y confianza en el uso de la nueva solución, y así podrán aplicarla a sus procesos y procedimientos habituales de trabajo, de manera más eficiente y disponiendo de toda la información integrada en una misma plataforma lo cual facilitará la toma de decisiones.

Los consultores del ERP que realizan la implementación requieren de parte de la empresa: el conocimiento de las operaciones, los procesos, los procedimientos y flujos de trabajo que deben ser soportados por el software de gestión ERP. De tal forma que éste sea de utilidad para mejorar la productividad de la organización.

Asegurarse de contar con un líder de proyecto interno que tenga la función de dar un seguimiento puntual a la implementación, tanto en lo técnico como en los procesos de la gestión del equipo de trabajo y su entrenamiento, es un punto clave.

Identificar las habilidades o necesidades de capacitación, de cada uno de los usuarios finales, es vital para armar el programa de formación adecuado a sus necesidades.

Es por esto, que fomentar la comunicación abierta entre los colaboradores para que exista la confianza de exponer sus dudas, sus temores al cambio y limitaciones respecto de la herramienta y el cambio organizacional que ésta conlleva, es necesario para que todo el equipo abrace el proyecto y colabore para alcanzar el objetivo.

Es recomendable brindar capacitación y entrenamiento desde una etapa anterior a la puesta en marcha del ERP. De esta manera, al momento de operar en un ambiente real, los colaboradores estarán más confiados y seguros de poder hacer frente a la nueva situación.

El proceso de capacitación será tan profundo como la empresa y los usuarios finales lo requieran. Para ello el área encargada de liderar este proyecto deberá asegurarse de contar con un buen asesoramiento. En otras palabras, que su proveedor de ERP o el consultor externo, le facilite los conocimientos que se requieren sobre este nuevo sistema de gestión.

Cada empresa atravesará una experiencia única del proceso de implementación, incluyendo la reacción de los equipos involucrados y su proceso de adaptación al uso de la nueva herramienta, que podrá ser más o menos amigable al usuario según su nivel de familiaridad con este tipo de soluciones. 

Si una empresa no capacita adecuadamente a su personal con respecto al nuevo software ERP, podría pasar que hablaríamos de una inversión mal planificada o con un retorno minimizado. Es imposible aprender sobre la marcha el funcionamiento de éste. Se corre el riesgo ya no sólo de tardar mucho más en alcanzar las metas propuestas, sino también de entorpecer la producción de la organización. Se requiere que el recurso humano cuente con los conocimientos y habilidades necesarias que le permitan aprovechar al máximo el potencial que el software ERP puede dar a una industria cuando se lo sabe emplear.

Una buena capacitación del usuario y su entrenamiento tiene la capacidad de mejorar la rentabilidad de los sistemas ERP, mientras que su ausencia actúa como un obstáculo importante.

La formación continua es fundamental para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y mejorar las habilidades de los usuarios.

Fuente: Redacción Softland Argentina

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