Las empresas normalmente tienen cientos de tareas manuales y repetitivas que realizan en su día a día para lograr sus objetivos y que consumen recursos de infraestructura, aplicaciones y personal, pero muchas veces no se toma en cuenta los recursos y tiempos que se invierten en ellas. Tampoco se analiza si se pueden desarrollar sistemas automatizados que los ayuden a reducir y optimizar los recursos.

El tema de la transformación digital ha permitido que la automatización se haga más evidente y necesaria para buscar la mejora de los procesos internos/externos de las empresas, y así lograr mayor productividad.

Primero definamos qué es automatización de procesos. En resumen, es el uso de la tecnología en la ejecución de tareas recurrentes en un negocio para lograr reducir costos, mejorar la productividad y agilizar tareas simples o complejas.

La automatización es el diseñar e implementar procesos o flujos de trabajo, utilizando las capacidades de la tecnología para crear instrucciones de tareas repetitivas, que en la actualidad realizan personas, para lograr reducir esa interacción humana por medio de sistemas que permitan que los procesos sean medidos, corregidos y mejorados conforme pase el tiempo.

Ventajas de la automatización de procesos:

  • Mejorar la productividad para ser más eficientes y eficaces en lo que se hace sin aumentar la cantidad de recursos, jornadas laborales o reducción de objetivos.
  • Liberar tiempo, que puede ser invertido en distintas tareas. , No usar tiempo en tareas repetitivas que aportan poco valor, pero que son necesarias en el negocio o en las operaciones diarias.
  • Reducir los tiempos de ciclo de los procesos parciales o totales desde que inicia el proceso hasta que se libera completamente.
  • Bajar los costos, las tareas tardan menos y la inducción del personal será más fácil dado que las tareas en su mayoría se realizan automáticamente.
  • Reducir los errores humanos cometidos en las ejecuciones que se realizan de forma manual logrando estandarizar la manera de realizar las tareas sin que haya cambios entre los procesos repetitivos.
  • Los procesos pueden ser evaluados y mejorados con la realimentación que se obtenga de las ejecuciones realizadas.
  • Establecer indicadores de desempeño que validen resultados en las etapas de avance de los procesos, generando seguimientos, reportes y dejando rastro de la ejecución de cada actividad del proceso automatizado.
  • La ejecución de los procesos puede realizarse en distintos horarios fuera de trabajo y planificarse con anticipación.
  • Los procesos que se automaticen requieren menos supervisión que los procesos manuales.
  • Se reducen cuellos de botella en tareas repetitivas y/o administrativas que no agregan valor al proceso.
  • Se pueden implementar alertas en puntos claves del proceso, donde se requieran o cuando no se ejecute correctamente para que se revise a tiempo y de esta manera tomar las acciones necesarias para continuar, sin necesidad de dar seguimiento a todo el proceso.
  • Las prioridades de trabajo cambian constantemente, por lo que el tener los procesos automatizados permite que se siga el flujo normal sin que se vean afectados por reasignación de tareas.

¿Cómo saber qué procesos automatizar?

Algunos criterios para ayudar a identificar cuáles procesos automatizar podrían ser:

  • Tareas que requieran invertir mucho tiempo de recurso humano.
  • Procesos con tareas repetitivas.
  • Flujos de procesos donde intervienen varias personas y hay tiempos muertos entre ellas.
  • Actividades que requieren mucho seguimiento y auditoría del proceso.
  • Tareas relacionadas con notificaciones, correos, solicitudes, seguimientos, soportes, reservas, facturación, pedidos, compras, procesos que son recurrentes y mecánicos.

La automatización de procesos debe ser uno de los primeros pasos que da la empresa para iniciar su transformación digital, mejorando los procesos para reducir tiempos y recursos. Para lograr esto se debe conocer muy bien el paso a paso de los procesos que se ejecutan y analizar la forma en que se hace actualmente y cuál sería la forma ideal de realizarlos. Además, deben contar con el apoyo de un software adecuado que les facilite el trabajo.

Uno de los temores en el personal cuando se automatizan tareas es que ya no sean necesarios sus servicios, sin embargo, lo ideal es mantener a estas personas realizando tareas más importantes en la empresa como la atención a clientes o proyectos diferentes.

La automatización de procesos va a traer consigo inicialmente costos adicionales para la empresa pero que no son comparables con los beneficios que recibirá a cambio en el día a día de su operación. Las empresas van a obtener una ventaja competitiva en su operatividad y confiabilidad dado que sus procesos se vuelven más estables y eficientes.

Fuente: Innova Hoy, el blog de Softland, sección “La voz del experto” – Por Paula Vargas Varela, Gerente de desarrollo de Softland.

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