El RFP es un documento de requisitos formales, que las empresas deberían escribir por sí mismas, pero pueden contratar a consultores de ERP especializados, para asesorarlas durante el proceso de selección. Es una de las metodologías más comunes para recolectar información y así determinar si las soluciones en análisis reúnen los requerimientos funcionales que cada compañía necesita.
No se trata de un requisito necesario para llevar adelante una evaluación del sistema de software, pero resuelve de forma efectiva y eficiente la incógnita del potencial de los productos de los distintos proveedores. Esta plantilla particular permite crear una lista maestra de las características y funciones exactas que requiere el negocio. Es una buena herramienta de comparación ya que, al enviarse el mismo documento a varios proveedores, se puede recolectar información de valor para la búsqueda de un software ERP. Contar con todas estas características organizadas en un solo documento es de gran ayuda al momento de comunicarse con los proveedores de software y comparar las soluciones. Esto facilita el proceso de identificación del sistema que mejor responde a las necesidades de la compañía. Una vez terminado, el documento se transforma en una pieza fundamental para la toma de decisiones.
¿Qué papel tiene un RFP para elegir un ERP?
El documento ayuda a tener en claro lo que se quiere y se necesita de una solución de software y elimina cualquier otra que no corresponda con los requerimientos de la empresa. La longitud del documento que se debe enviar a los diferentes vendors depende del tamaño del contrato que cada una ofrece. Un documento extenso no sería irrazonable para el caso de una inversión de mayor envergadura, que será directamente proporcional a la complejidad del producto y servicio que se busque. En cambio, para una empresa proveedora de soluciones más estandar, puede tratarse de un documento de hasta 20 páginas como máximo..
Cómo crear un RFP efectivo centrado en el futuro
Debe comenzar con una breve introducción que describe a la compañía, cómo opera y qué es importante para ella, cada área tiene que explicar los requerimientos del nuevo sistema y qué considerará para elegir el ERP. El documento tiene que ser específico sobre lo que se debe hacer, pero no sobre cómo hay que hacerlo.
Las empresas necesitan asegurarse que el documento liste todos los procesos del negocio y no solo los que tienen problemas, porque es fácil olvidarse lo que funciona bien y darlo por sentado en nuevas especificaciones.
El RFP se debe usar en las primeras etapas del proceso, pero no tiene que ser el primer paso. Antes de cualquier decisión, tenemos que determinar el propósito de incorporar una nueva solución de software a la empresa. Los principales beneficios de contar con este documento son:
- Permite concentrarse en lo que realmente se necesita.
- Brinda a los consultores de selección la posibilidad de encontrar sistemas adecuados para elaborar una lista corta.
- Permite que los sistemas de competencia puedan ser evaluados de forma objetiva.
- Entrega directrices para los integradores y consultores de implementación.
- Evita que estas personas se desvíen del camino ya acordado.
Estos puntos convierten al RFP en un documento muy útil y ante la necesidad de ayuda para realizarlo, sí resulta conveniente contar con el asesoramiento de una consultoría externa especializada.
Después de crear la especificación de requisitos, es fundamental que las gerencias de todos los departamentos la acepten y apruebe. Si alguno no está de acuerdo con el contenido o con la meta propuesta en la elección del ERP, debe decirlo, ya que no se puede implementar un ERP con éxito, sin el compromiso de todos los pilares de la empresa.
Con las propuestas de los proveedores, se puede realizar la comparación y así tomar mejores decisiones. Para crear el documento de requerimientos se necesita tiempo, dedicación y paciencia, pero los beneficios de esta inversión, tanto económica como estratégica, son garantía del mejor resultado.