La importancia de actualizar tu ERP

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El software ERP es el equivalente digital de la maquinaria pesada para una compañía grande. Puede ser más intuitivo y manejar los datos con mayor claridad si se mantiene al día, lo que vendría a ser el mantenimiento y engrasado de sus engranajes.

Un estudio de Forrester muestra que más del 50% de los usuarios de ERP están 2 ó 3 actualizaciones por detrás de la última versión del software que están utilizando. Durante los últimos 5 años han habido innovaciones importantes en el desarrollo de estos softwares, por lo que incluso compañías que realizaron la compra del sistema hace 4 años, y no actualizaron por completo, se fueron también quedando atrás.

La personalización es parte del uso de ERP para el manejo de empresas. Sin embargo, existen ERP ya antiguos que no fueron pensados para profundizar en la personalización, aunque permiten alteraciones a nivel técnico. Incluso unas pocas pequeñas adaptaciones profundas, relevantes al momento de su ejecución, podían volver al ERP inflexible. Esto es lo que se conoce como bloqueo de versión; donde hacer cualquier cambio se hace complicado porque podría interrumpir las interfaces del sistema con el cliente, flujo de trabajo y reportes. El resultado final, aunque las operaciones de negocio hayan cambiado, es un ERP que no permite personalizaciones y no evoluciona ni crece con el negocio.

Por comparación, existen ERPs como el de Softland que ofrecen una capa de personalización flexible, ideal para definir las reglas del negocio según las particularidades de cada sector y la capacidad para acompañar las migraciones de una versión a otra de forma exitosa.

Ahora que la globalización es una parte importante de cada negocio, debemos mirar a los ERPs antiguos que no están preparados para las rápidas extensiones a otros países o para operar a escala global. Este tipo de ERPs relentizan la expansión de las actividades del negocio, lo que es particularmente cierto para compañías que usan un software básico, diseñado para el crecimiento país por país (rollout) más que para la explosión de la globalización.

Los ERPs modernos operan diferente, permitiendo al negocio concentrarse en la expansión, para llevar su marca a nuevas locaciones en un plazo de tiempo acorde a la dinámica que requiere el propio negocio. A esto se suma que el modelo Cloud que elimina la necesidad de infraestructura IT.

Muchos reportes de Gartner y Forrester sugieren que el costo de implementación de un ERP tradicional es bastante alto, y en dólares, sin incluir los costos de mantenimiento, mejoras de infraestructuras e integraciones de sistemas, lo que puede abultar el presupuesto de IT rápidamente. Como resultado, las compañías tienen que invertir de base de 50% a 90% de su presupuesto en mantenimiento, más que en actualizar el ERP. Por otro lado, tenemos casos como el de Softland: ERP de desarrollo local, con valores de servicio en moneda local que incluyen actualizaciones tecnológicas, legales, impositivas y funcionales como parte integral del servicio de Soporte y Actualización. Es el tipo de desarrollo de Softland el que permite revertir la tendencia, disponiendo de esos montos para invertir en agregados funcionales en lugar de en actualizaciones y mejoras del ERP que vienen dadas por el mismo proveedor. Una de las opciones que ofrece Softland es Cloud, donde los costos de mantenimiento se reducen hasta 50% en la mayoría de los negocios.

La comodidad de utilizar un ERP no actualizado puede costarte ventajas competitivas. Un software de 2005 no fue construido con la previsión de predecir posibles cambios en los principios contables y las reglas de reconocimiento de ingresos, y no toma en cuenta las regulaciones siempre cambiantes del mercado. Las compañías suelen llenar el espacio entre las capacidades de su ERP y las demandas del negocio con hojas de Excel y personas. El ERP desarrollado localmente, como el de Softland, cuenta con un motor impositivo para parametrizar el cálculo de los impuestos sin necesidad de recurrir al equipo de programación del proveedor, automatizando los procesos.

Un software ERP es el componente central del marco básico de soporte que la tecnología provee a un negocio ¿Es seguro dejar que un castillo descanse sobre una base cuyas paredes no reciben el mantenimiento adecuado que impone el paso del tiempo?.

Fuentes: http://techgenix.com/old-school-erp-software/