Cinco pasos a seguir para implementar un ERP

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Por: Fabián Guerra, Director Comercial

Cuando una empresa decide incorporar un software de gestión, debe considerar muchos aspectos para hacer valer su inversión y tener la certeza de que el ERP escogido funcionará como realmente se necesita. La búsqueda de la solución tecnológica adecuada es tan importante como la elección de un proveedor que brinde un servicio de calidad. De nada vale encontrar un producto que satisfaga todas las necesidades funcionales y tecnológicas, si no viene de la mano de un proveedor con experiencia que pueda ofrecer valor agregado basado en su trayectoria y en proyectos de similar envergadura. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP se transforma en un procedimiento complejo.

Es por ello que, independientemente de los aspectos genéricos, resulta imprescindible considerar aquellos elementos de la propuesta que pueden atentar contra el éxito de la implementación, y que están asociados al grado de compromiso del proveedor con los resultados del proyecto y la solución. Por lo tanto, a continuación se mencionan algunos factores a tener en cuenta en el momento de incorporar una solución ERP:

Definición de procesos: Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión, debe tener en claro sus procesos de trabajo: cuáles son, qué tiempos manejan, cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo, qué niveles de exigencia demandan, entre otros. Es importante no sólo considerar la situación actual, sino también hacer proyecciones a futuro, ya que si la empresa crece, los procesos también lo harán en número y en complejidad, lo cual obligará a responder de forma ágil y eficiente a las nuevas necesidades. Definición de recursos: Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar los recursos que la compañía tiene para ejecutarlos. En este sentido se debe considerar el tamaño de la empresa y las diferentes exigencias en contabilidad, ventas, compras, gestión financiera, inventarios o RR.HH, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy importante ya que la adecuada administración de todos los recursos involucrados, materiales y humanos, es necesaria para asegurar el éxito del proceso. En este punto es importante destacar que este tipo de proyectos conllevan cambios culturales y comunicacionales que exigen predisposición al cambio y a nuevas formas de trabajo, con lo cual es fundamental tener claras estas cuestiones antes de comenzar con la implementación.

Elección del proveedor: A la hora de evaluar al proveedor de la solución, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo, la experiencia de sus consultores y por supuesto las características de las aplicaciones que provee. Resulta por demás enriquecedor tener la oportunidad de interactuar con un cliente del proveedor que se encuentre en su mismo segmento de mercado, para constatar la efectividad de la solución para dar respuesta a ese mercado vertical. Conocer el alcance del proyecto, con sus fases de implementación, los compromisos que tanto cliente como proveedor asumen para cumplimentarlo, son todos temas que no pueden quedar al margen en la definición del proveedor que liderará el proyecto y que se convertirá en un socio estratégico. Equipos de trabajo: Una vez elegido el proveedor, deben explicitarse cómo se conformarán los equipos de trabajo usuario-proveedor, indicando perfiles deseados por ambas partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos.

Implementación de la Solución: Determinados los recursos participantes y el proveedor se procederá a planificar en detalle las tareas que conformarán la implementación de la Solución. Teniendo especial importancia la etapa inicial de relevamiento, en la cual se plasmarán en detalle las necesidades y expectativas del proyecto a ser implementado. El resto de las etapas conformarán el ciclo completo de implementación de la Solución seleccionada y tendrán relación directa a la metodología de implementación adoptada por su proveedor.

Debido al crecimiento de la industria IT, cada vez son más las empresas que incorporan soluciones de gestión. El proceso de elección e implementación de nuevas tecnologías implica desafíos para todos los miembros de una empresa, pero los beneficios que traen facilitarán los procesos para los usuarios y mejorará la rentabilidad del negocio.