IT Sitio – Cómo elegir su próximo software de gestión

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    Para aquellas empresas que no tienen un soporte adecuado de TI, elegir un software de gestión puede ser una pesadilla. Alguien debe recomendar, alguien debe aceptar (o no) esa recomendación y poner al firma en la orden de compra, y si la elección no resulta adecuada (o la implementación es traumática), sobre alguien pesará la culpa. En la siguiente nota, algunos tips para elegir el software según el tamaño de la empresa. Además, otras alternativas que implican una inversión progresiva y alta escalabilidad.

    “Al momento de elegir estas soluciones es fundamental tener en cuenta el tamaño de la compañía y sus necesidades concretas: una PyME presenta objetivos y problemas distintos a los propios de una gran empresa. Por ello, antes de tomar una decisión, es preciso determinar cuáles son los puntos críticos que requieren la ayuda de un ERP —explica Fabián Guerra, director comercial de Softland Argentina. En otras palabras: el tamaño y estadio de crecimiento de la empresa debería guiar las decisiones del sistema de gestión a escoger. En este sentido, Guerra da algunas precisiones.

    Pequeñas empresas / El reino del enlatado

    Si el objetivo es estandarizar los procesos de trabajo, se debe tomar un enfoque orientado a soluciones e identificar cuáles son los problemas a resolver con el nuevo software, ya que, una solución demasiado compleja podría causar problemas a la organización en lugar de ayudarla a avanzar.

    En estos casos se recomienda la utilización de un software de gestión enlatado que posee funciones predeterminadas para la gestión empresarial, donde el usuario no puede realizar modificaciones o mejoras a la medida de sus necesidades, sino que debe ajustarse a los procesos estandarizados que el software le ofrece. Cabe destacar que si bien este software es recomendable para empresas pequeñas con escaso personal, se trata de una herramienta que no puede ir creciendo a la par de la compañía.

    Es necesario tener en cuenta que en esta clase de empresas, con una cultura organizacional basada en métodos tradicionales, el cambio puede ser recibido con reticencia por parte de los integrantes, con lo cual es necesario trabajar este tema y sumar a todos los participantes para que sientan el proyecto como propio, y garantizar la consecución de los objetivos planteados para el proceso.

    Medianas empresas / Buscando más flexibilidad

    Si la firma se encuentra en pleno desarrollo, cada cambio que haga en su estructura modificará las demandas posicionadas en el software. En este sentido, la solución para gestionar el negocio debe adaptarse al modo de trabajar de la empresa y acompañarla a lo largo su evolución. Estas organizaciones generalmente optan por un sistema ERP cuando reconocen que ya no pueden mantener bajo control las operaciones y desean reducir el gasto de tiempo y dinero que destinan en procesos manuales, mediante la automatización y profesionalización del negocio.

    En esta etapa, y ante el dilema de seleccionar un sistema ERP que sobrepase los requerimientos o que se limite a resolver las necesidades básicas del momento, se debe identificar en la empresa lo que realmente se necesita cubrir. En estos casos, se recomienda optar por un sistema ERP flexible y escalable que acompañe el crecimiento y con el que puedan comprar e implementar módulos adicionales cuando sea necesario.

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    Grandes empresas / Un territorio complejo

    Presentan menos transiciones pero poseen necesidades más complejas y operacionales. En estos casos se debería buscar un software con capacidad para adaptarse y responder a requerimientos y procesos más complejos, es decir, una herramienta de gestión flexible que se adapte a la propia empresa pero partiendo de las mejores prácticas de otras empresas sobre las cuales fue desarrollado el software. Una solución de este tipo permite ser modificada a lo largo del tiempo de acuerdo a los cambios que se produzcan en relación a las necesidades y prácticas comerciales y del proceso de producción.

    Para mejorar su performance, las empresas buscan productos que se adapten a sus necesidades, tamaño y niveles de complejidad de los procesos de negocio. Las soluciones ERP responden a los parámetros de flexibilidad y escalabilidad y acompañan el crecimiento. Por eso, el software más apropiado debería responder a las necesidades específicas del tamaño de cada organización, ya se trate de empresas con procesos de negocios complejos o de firmas que buscan obtener un mayor grado de maduración acompañadas de un sistema de gestión.

    Implementar tecnologías que resulten efectivas obliga a cambiar las formas de administrar los negocios por otras prácticas adaptadas al volumen de cada empresa. Es fundamental que la herramienta acompañe el crecimiento, se adapte a los cambios que ésta sufre y sea flexible ante cualquier requerimiento.

    Cómo arriesgar poco y escalar mucho

    El modelo de consumo de un sistema desde la nube plantea una alternativa que muchas PyMEs y medianas organizaciones podrían sentirse inclinadas a tomar, aunque esta clase de sistemas suele ser menos flexible que una instalación en locación del cliente, adaptada a la medida de sus necesidades. En la medida que la necesidad de movilidad (o sucursales ampliamente distribuidas) modifica los requisitos, la alternativa podría ser la de una “oficina virtual”, donde todo el software está provisto desde la nube, como servicio (SaaS).

    Ejemplo de esta clase de solución es la propuesta por la alianza entre Microsoft y NeuralSoft, recientemente anunciada. Esta solución incluye las herramientas de oficina de Microsoft, MS Office 2013, correo electrónico (MS Exchange 2013) y Windows Server 2012 en la nube privada NeuralSoft. En este modelo de “nube privada”, el proveedor se encarga, además del hosting, de todas las tareas de mantenimiento, la asistencia al usuario y la administración de los servidores. El usuario sólo se dedica a utilizar estas aplicaciones, dejando en manos de especialistas los temas relacionados con hardware, soporte e infraestructura. Se trata de una solución más económica, tanto en la inversión inicial como a largo plazo. Simplifica los procesos tecnológicos y requiere menor infraestructura dentro de la compañía. Ahorra espacio, consumo eléctrico y horas de trabajo del personal de sistemas. Reduce costos de licencias de aplicaciones y sistema operativo, de actualizaciones de versión, de hardware y su renovación.

    “Nuestro objetivo es poner al alcance de todas las empresas tecnología de excelencia, pero que también sea accesible, ágil y sencilla de utilizar e implementar. Siempre con la premisa de innovar para continuar creciendo y expandiéndonos”, explica Gustavo Viceconti, fundador y CEO de NeuralSoft. La compañía —que brinda servicios de cloud computing privado desde hace más de una década— también provee el sistema de gestión (Rubiro) y un ERP (Presea) como servicio.