Guía para elegir software de contabilidad especiales para pymes

    Hay servicios en la nube, programas para instalar en sus propios servidores o esquemas mixtos. El Financiero le ofrece una guía con algunos proveedores de software contable en el mercado.

    Empresarios de micro, pequeñas y medianas empresas pueden encontrar un gran apoyo en programas especializados para tener al día y llevar en orden la contabilidad de sus negocios.

    Los software robustos de contabilidad le permiten llevar un control de la facturación y de las compras, así como hacer reportes de flujo de caja, los estados mensuales, las ganancias, las pérdidas y el balance general.

    Entre las opciones que existen en el mercado para pequeñas y medianas empresas, hay servicios en la nube, programas para instalar en sus propios servidores o esquemas mixtos.

    Además, hay alternativas gratuitas (aunque no tienen opciones de personalización o adaptación), servicios de pago por uso mensual o bien la compra de licencias.

    “La mayoría de las pequeñas y medianas empresas inician llevando su contabilidad en Excel pero el software contable es funcional es una opción más avanzada que facilita la contabilidad. Existe una categoría de pequeña y mediana empresa que requieren un poco más de acompañamiento no solo en la aprovisión de la solución contable sino, por ejemplo, en la configuración de facturas”, explica Dennis Céspedes, vicepresidente de Tecapro.

    Los principales proveedores de soluciones tecnológicas para la contabilidad tienen diferentes paquetes según las funciones y precios que se acomodan mejor a las pymes. “Hay clientes que conocen un poco de programación, entonces éstos piden que les vendamos el software básico y ellos lo personalizan; otros buscan soluciones listas para usarse”, afirma Céspedes.

    El Financiero consultó a algunos proveedores de software contable para que tenga en cuenta las opciones que existen en el mercado, sus servicios y el rango de precios, para que así pueda evaluar si alguna se ajusta a las necesidades de su empresa.

    1. Software contable Uniónpyme: Uniónpyme ofrece una opción de software gratuito para micro y pequeñas empresas de América Latina. En la versión gratuita se puede comprar, vender, cobrar y pagar a través de los módulos de sistemas, administración, bancos, compras, ventas (le permite emitir e imprimir facturas), cuentas por pagar y cobrar, expedientes y contabilidad integrada (donde adquiere los estados de resultados, balance general y diarios). “La versión gratuita es es un regalo genuino para emprendedores, microempresas y empresas cuyas operaciones no son muy sofisticadas. No hay límite de tiempo para usarlo”, aseguró Daniel Alcívar, gerente general de Uniónpyme para Ecuador. Esta versión es para un usuario y no se ofrecen servicios de personalización. Los usuarios registrados reciben ocho días de soporte gratuito y manuales para aprender a usar el software.

    2. Tecapro: Tecapro ofrece tres módulos para trabajar de forma independiente o integrados: el área de administrativa-financiera (contabilidad, control bancario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos fijos y presupuestos), la parte comercial (facturación, punto de ventas, módulo de inventarios, compras, importaciones y un módulo de servicio/taller) y la área de personal (para llevar el control de planillas y el control de asistencia). El software puede ser usado para varias empresas y puede ser configurado para transacciones con tres monedas diferentes. Está actualiza en materia tributaria y legal de Costa Rica.

    En la opción de software personalizado y listo para usarse, los paquetes rondan los $400 al mes, donde incluye los módulos, la instalación, la inducción y capacitación para usar el programa y el soporte técnico, informó Dennis Céspedes, vicepresidente de Tecapro.

    “Encontrará diferencias de precio si quiere servicios adicionales en la nube (como backup por ejemplo)”, afirmó Céspedes.

    3. Softland (Exactus): Softland ofrece una solución contable la cual asegura que la empresa cumpla con normas internacionales de información financiera e incluye mejores prácticas las cuales ayudan a la empresa a ser más productiva. La solución financiera incluye módulos de contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, control bancario, activos fijos, caja chica, presupuesto, control presupuestal y flujo de caja. Además se incluyen como auxiliares la facturación, compras e inventarios.

    Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland, aclara que existen tres alternativas de adquisición: el esquema en la nube, el esquema tradicional (donde se compra una licencia) y un esquema mixto en el cual el cliente paga un alquiler mensual por uso.El esquema en la nube tiene un costo de $275 al mes, el cual incluye instalación, implementación y soporte. Como accesa al programa remotamente, no tiene que instalar servidores y redes. Funciona con Windows Azure y tiene límites, como bases de datos de menos de 2 GB. El esquema tradicional le vende al cliente la licencia de la aplicación y se le instala en su equipo. Tiene un costo de $4.000 en adelante, con capacitación y proceso de implantación. Ofrecen opciones de financiamiento con Desyfin. Por último está el esquema mixto, donde se instala el programa en las instalaciones del cliente (propios servidores) pero el software no lo compra, sino que lo alquila y paga el alquilar mensual desde $60 en adelante.

    4. GreenCore: GreenCore trabaja con la plataforma Open ERP, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de código abierto, el cual tiene unos 600 módulos que se pueden adaptar dependiendo de las necesidades del cliente, entre esos la contabilidad y sus auxiliares como planilla.

    “Nosotros ofrecemos la opción de adaptarlo a la empresa. No se trata de adecuar los procesos a la herramienta, sino que la herramienta se ajuste a los procesos”, asevera Christian Martínez, director de proyectos de GreenCore. El software se integra con el proceso de ventas, puede empezar creando diferentes empresas, flujo de trabajo de ventas hasta cotizar, facturar, los asientos contables. Entre las opciones pueden incluir la facturación, control de los asientos contables, pagos de facturas de proveedores y la generación de estados financieros (multimoneda). Además de el control de gasto por viáticos y planillas en el módulo de personal. El programa cumple con las normas internacionales de información contable.

    Para pequeñas y medianas empresas, se brinda un servicio en la nube con un número ilimitado de usuarios, o la instalación del software en los servidores del cliente. El servicio en la nube mensual cuesta unos $10 por usuario, para pymes menores a 100 personas.

    5. Incompany: Incompany desarrolla soluciones en la nube a la medida. Primero, analizan la empresa y le proponen una solulción dependiendo de sus necesidades. Incompany es partner certificado de Sales Forces. Entre las soluciones de contabilidad se encuentra el módulo de punto de venta y el básico contable que permite llevar el control del inventario, crédito y cobro, flujo de caja, estados financieros y balance general. Este módulo puede ser conectado con logística (despacho) y una tienda virtual (donde permite recibir pagos por las compras en línea). Además, ofrece la opción de ingresar desde teléfonos inteligentes para consultar los informes y demás. La plataforma trae un límite de espacio de 1 GB, pero se puede ampliar pagando un monto extra.

    Según Danny Esquivel, presidente de Incompany, los precios van de los $3.000 a $6.000 dependiendo de los módulos que elige el cliente, con opciones de financiamiento de 6 a 12 meses. Este costo incluye la implementación. Por aparte, debe pagar $690 al año por concepto de mantenimiento, soporte y servicios en la nube a Sales Force.

    6. Electromática: Electromática brinda el sistema Nexus Comercial, desarrollado para bases de datos Oracle. Flor Obando, gerente general de Electromática afirma que el sistema es ideal para clientes de primer contacto; es decir, empresa que estén pasando de las hojas de Excel a algo más formal.

    El sistema se enfoca en pymes. Tiene un módulo general de inventarios que permite manejar inventarios detallados, incluso con tallas y colores. En la parte de facturación se pueden digitar los artículos para el tiquete de caja o facturar con lectores de código de barras. En este módulo está integrada la función de cuentas por cobrar. El sistema también permite el control de recibos y de talonario de recibos. La parte de cuentas por pagar está integrada con el módulo de bancos la cual permite llevar un control de cheques, transferencias y cuentas bancarias. Los módulos adicionales son nóminas (integrado con un reloj electrónico que calcula el monto de las planillas), contabilidad (genera estado de resultados, flujo de caja y balance general). Por último está el módulo de manufactura que fue diseñado para pymes en el sector industrial, integrado con la parte comercial y la contabilidad de costos. A modo general, la solución ofrece unos 80 posibles reportes.

    Según Obando, la licencia de uso del módulo básico para una pyme, con no más de cinco usuarios, cuesta $3.000 y de ahí sube dependiendo de los módulos adicionales. El precio incluye una capacitación para el número de usuarios inscritos en la licencia. La orden de instalación se paga aparte ($150). El sistema es multicompañía pero cada compañía tiene un costo adicional de $300. Existen opciones de financiamiento hasta por seis meses.