Claves para identificar y elegir el software correcto para su empresa

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    ¿Qué factores pueden dar por tierra con el despliegue de un ERP? ¿Un ERP puede servir para distintos tipos de organizaciones? ¿Qué tipo de relación es necesario mantener con proveedores y consultores? Todas estas preguntas encierran las claves del éxito en una implementación. Lo invitamos a reflexionar sobre los errores más comunes a la hora de implementar un ERP, las fortalezas y las debilidades de estos sistemas, y a sacar sus propias conclusiones.

    Publicado agosto 6, 2015 en Negocios

    Las empresas que decidan adoptar un ERP deben saber que, de no tomar las precauciones del caso (y no son pocas), lo más probable es que el proyecto fracase en cumplir los objetivos de la implementación. Los ejes del fracaso pueden ser de tipo organizacional o de gestión del proyecto (inadecuada definición del alcance, fases y plazos poco definidos, sobrecostos, falta de coordinación entre el fabricante, los consultores y la organización, etc.), en la implantación (definición deficiente de las jerarquías, desorganización en los flujos de trabajo, conflictos entre departamentos o personas, mala gestión del cambio, baja implicación de los usuarios, elección errónea de los key users…), fallas provenientes de la integración o la consultoría, falta de implicación de la dirección… la lista es verdaderamente larga.

    El experto Sergio Martínez, director de Desarrollo e Implantación ERPs en Daemon4, comentó en un post de Mundo.erp que “cualquiera de estas razones por sí sola, o peor aún, en combinación entre ellas, serían motivo más que suficiente para dar lugar a un fracaso en la implantación de un ERP”. Para Martínez, la clave en el origen de los fracasos puede ser abordada de manera más focalizada, abarcando estos puntos: Elección metodología implantación. Analizar la metodología adecuada (cascada, iterativa, ágil, híbrida,…) en cada caso es necesario según cada proyecto.

    Elección de key users. La elección de los adecuados no garantiza el éxito, pero lo que es seguro es que la elección de los inadecuados garantiza el fracaso. Formación de los usuarios. La formación a los usuarios debe adecuarse en función de su nivel cultural y tecnológico, así como a su implicación y dedicación. Falta de comunicación (o ineficaz). Las reuniones de seguimiento y supervisión del proyecto aportan visibilidad a éste. Su no realización da la sensación de discontinuidad o paralización del proyecto, con la consiguiente desconfianza. Consultores poco experimentados. Las consultoras deberían garantizar personal experimentado y conocedor de las regalas de negocio. En ocasiones se tiende a iniciarse los proyectos con unos consultores senior y continuar con juniors, lo que los prolonga y encarece enormemente.

    FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LOS ERP

    Al momento de elegir estas soluciones, es de suma importancia tener en cuenta el tamaño de la compañía, su cultura organizacional y sus necesidades concretas. “Esto se debe a la necesidad de buscar una solución acorde a las necesidades de la organización —dice Federico López Figueredo, director de Servicios de Softland—. Las propuestas que presenta el mercado en soluciones ERP no fueron todas pensadas y desarrolladas para el mismo tipo de empresa, por ende no todas responden en la misma medida a las necesidades de toda organización”. También es fundamental determinar cuáles son los puntos débiles y fuertes de un sistema ERP y así lograr identificar aquel software que cumpla con todas las necesidades de la empresa.

    “Podemos agrupar las fortalezas de las soluciones ERP en: su capacidad de organización, su necesidad de definición de procesos de negocio que ordenan la gestión, ser facilitadores de información, su capacidad de análisis y reporting que facilita la toma de decisiones estratégicas, y por supuesto el resguardo y seguridad en la gestión de un activo tan valioso como la información”, dice López Figueredo.

    Sin embargo, todas estas cuestiones pueden verse flaquear si no se considera en el análisis “la flexibilidad de la solución para adaptarse a las particularidades del negocio, su facilidad de uso y amigabilidad, la calidad del servicio de soporte post venta que ofrece el proveedor; la profundidad de la capacitación brindada al cliente en el uso de la solución, y la actualización tecnológica y funcional a la que se compromete el proveedor de la solución como parte del servicio que nos garantiza que la compañía estará siempre al día en la capacidad de su ERP para responder a los cambios legales e impositivos que impone el entorno”, define el director de Servicios de Softland.

    En este sentido, el primer paso para lograr una buena implementación se encuentra en el relevamiento de la información, que se basa en el intercambio de información que debe existir entre la empresa y el proveedor del servicio. Es importante que la compañía reúna toda la información internamente para luego analizar qué procesos y gestiones se pueden mejorar con la implementación de un sistema de gestión. En las empresas de mayor tamaño este proceso es mucho más rápido, ya que las empresas de gran escala cuentan con manuales internos de procedimientos que facilitan la gestión e implementación de los sistemas ERP.

    También es muy importante que la solución a implementar esté alineada y sea parametrizable con el tamaño y el segmento del mercado en el que se encuentra la compañía. Por ejemplo, a una empresa mediana no le resulta conveniente invertir en un sistema ERP desarrollado para grandes corporaciones multinacionales, ya que esta solución no está pensada para su desarrollo. Cuando la información recabada en la empresa es poco relevante y hay desorganización y falta de gobernabilidad, significa que el ambiente no es propicio, y es necesario implementar una solución de gestión que logre estructurar y mejorar los procesos para la eficacia en el negocio.

    “La principal fortaleza que tiene un sistema ERP es que permite a las compañías resolver sus problemáticas y organizar el negocio para hacerlo más eficiente en su gestión, a la vez que diferenciarse respecto de la competencia —subraya López Figueredo—. La falla en los procesos debe ser el punto de partida para implementar este tipo de soluciones: a partir de ahí se redefine la forma de trabajar y se automatizan todos los procesos de la empresa”.